成功90%靠制度(中)

muji 05

文接上篇

到底MUJIGRAM有什么特别呢,下面给大家分享其中一些:

回到工作的原点

在MUJIGRAM里,在列出每一项工作的做法和细节之前,更会列出每项工作的What,Why,When,Who。举个例子:

何谓『朝会』
是什么:员工在上班前集合,彼此问候与宣布事情的活动。
为什么:为了促进部门同仁的沟通。
何时做:每天早上话十分钟时间。
谁来做:全体员工。

有了清楚的定义和方向,每个员工都可以清楚的明白一项工作的内容和细节,也在工作时不会只注重在形式而遗忘了工作的目标或初衷

一本活着的手册

和传统的SOP不一样,MUJIGRAM是一本活着和会不停进化的手册。虽然它里面记录各种工作的定义和做法,但是工作是一种生物,每一天都在变化和进化。而今天的工作方式,到下个月后可能不再是最好的方法,因此MUJIGRAM每个月都会更新一次。事实上,第一次完成了这本手册只是工作的开始。只要公司还生存着,这本手册就会不断的进化。

避免错误的沟通

也许有些人会觉得纳闷:像”何谓扫地”这种基本的事情也记录下来不是很可笑?对此我很认同的书里的说法:正是这样的概念,让大部分人变成依赖个人经验和直觉的做法,也会把沟通当作以口头交代就足够了。而根据我自己的经验,很多的误会就是因为口头式沟通和人们许多的假设而造成的,而这些沟通障碍会带来失败和损失。

累积众人的智慧与经验

另外关于SOP为人诟病的一定是它会抑制员工的创新能力,因为大家会因此变得照章行事,而不敢用自己的方法。事实上编写MUJIGRAM的目的并不是为了让员工都乖乖的依法行事,而是让每一位员工都能成为把智慧和经验贡献给MUJIGRAM的人才。无印良品在编写MUJIGRAM时会不断接受公司里每一位员工的建议,然后挑选出其中最好的加入最新的版本里。由少数的管理层或是专家编写的SOP常常无法彻底了解第一线员工的需求,也无法做到时刻更新内容。而透过参考每一位员工的建议,公司这可以利用众人的智慧。

标准化,是改善的开始

正是因为每项工作的有着标准,所以员工很容易就可以benchmark新的做法和标准方法的差别,而提出改善的方法。而这些更好的做法将会被累积起来,然后被编写进MUJIGRAM。而由于每一项好的做法都会被记录在案,这会减少一些主管藏私不愿意分享的现象。而当大家一起讨论改善某样工作的做法时,不会有批评他人的想法的风险,因为所有的点子和想法都是属于公司和大家的,而不是个人的。

打造培育将才制度

靠着浅白易懂的MUJIGRAM,就算是新加入的员工也可以很快的上手,而且也不会消耗老手或是主管的太多资源。随着员工在公司了成长,除了可以不断从MUJIGRAM学习,他的经验和工作技巧也会被编入MUJIGRAM里。而当他离职或是更换部门,这一切并不会因为他的离去而消失。也就是说公司会随着员工的成长而一起成长,也会透过MUJIGRAM反哺给其他员工,成为一个正向的循环。

另外的个人体悟:有着这样的制度,公司聘请人才的门槛可以降低。由于一样的人才靠着手册可以发挥出比在其他公司更好的效率,因此也可以付给他比市价更高的薪水。而当他跳槽时,其他公司不一定有这样的『宝物』以让他发挥超出100%的能力,因此可以降低人才外流的机率。


上面述说了MUJIGRAM的哲学,也希望大家看到编写一本手册的好处。不过要编制这样的一本手册是非常不简单的,而要让它维持更新和让所有人都参与更是难上加难。不过所幸我们活在一个资讯科技发达的点带,透过类似Wiki的方式应该可以达到上面所说的效果。在下一篇我将会分享更多关于使用Wiki来编制手册的想法和MUJIGRAM的做法如何可以运用在各种组织上。


本篇为Project #101计划的 #15
下一篇#16的期限:15/4/2015
图片来自城邦读书花园

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