成功90%靠制度(下)

muji 05

成功90%靠制度(上)
成功90%靠制度(中)

在上一篇文章里我分享了关于MUJIGRAM的哲学与好处,而在这系列的最后一篇文章我想分享关于如何编制这样的一本手册和它可以运用在什么地方。

编写自己的手册

从上篇文章,我们可以总结出一本好的指导手册有些什么要求

  • 包含各项工作的目的和细节
  • 必须时时更新
  • 每个人都可以贡献
  • 容易更改和阅读

在电脑科技发达之前,这是一件很难办到的事,尤其是当一家公司的员工很多,而且遍布全球的时候。而所幸现在资讯科技发达,而一个大家都很熟悉的技术正好适合用来解决这个问题:Wiki。

没错,wiki就是Wikipedia的wiki(这句话好怪),它是一种可以让多人在线上协同创作的一种技术,而维基百科正是其中最出名的平台。这个技术其实任何人都可以使用,也就是说无论是公司还是个人,都可以成立自己的维基网页,而网上有着许多免费的和付费的服务。事实上,我之前在Intel里工作时,公司内部都有自己的维基,而公司许许多多不同的专案也都与自己专属的维基网页,只供有关系的员工才可以观看。

在我看来,维基这项技术正好可以满足上面的几项要求:

  • 因为它是在网上的,所以更改和读取都没有问题。
  • 它可以让许多用户一同更改内容,也可以设定使用权。
  • 它时时维持最新,同时也可以回溯过去更改的版本。
  • 它可以接受各种内容和格式,而有超链接让阅读更为容易。

而有了工具,剩下的就是开始建立手册和让员工适应运用手册以至贡献自己的智慧。更多的细节就留给读者从书里去了解了。

可以用在什么地方

## 各种企业
这是书里的主题,是运用手册最广泛的地方。根据公司的大小和结构,也许每个部门或甚至每个团队都可以有自己的手册。可以编入手册的内容很多:

  • 公司结构和基本资料
  • 每个员工需要了解的制度,如什么时候出粮等
  • 每项工作的流程和细节
  • 一些softskill如沟通技巧。比如说MUJIGRAM里就有『如何纠正部署』的流程
  • 公司的哲学、文化和一些传统
  • 一些常见的问题,例如向公司claim mileage的流程

把每一样需要沟通的事物都编写起来,就可以改善共同的效率和避免误会,也减轻老手训练新手的负担。

家庭

这是书里提及的一个有趣的运用,也是我的个人体悟。很多时候家里的家务都是由母亲这个角色一个人进行,而结果家里的其他成员都很少去帮忙。偶尔帮忙时,却发现由于不熟悉而越帮越忙,甚至导致妈妈有“还是我自己做算了”的想法而陷入恶性循环。其实每个家庭也可以有自己的家务指导手册,里面写着所有家务的目的和如何把家务做好的方法,把家事分担给所有的成员,也可以把一些家具物品的位置也编写进去。当然,编写这个手册的工作并不是母亲一个人做完的,而是由大家一起编写完成的。

也许听起来很好笑,不过我认同书里说的“不要小看这件事”。而我也注意到有些家庭会因为家务这些搞的鸡犬不宁。而且对于女性可能觉得这太基本了,多次一举,但对男性来说应该是个福音把。比如说洗衣这件事,有些丈夫可能连洗衣粉要用多少,用哪一种,和一架放在那里都不清楚。此时,就可以把各种经验和注意事项写进去,如要把不同颜色的衣服分开等。有了这样的一个手册,就更容易在夫妻之间分担家事,更可以训练儿女开始帮忙。这甚至可以成为联络家庭感情的工具,也可以成为“传家之宝”。

学校

连家庭都可以有手册,那学校更应该要有了。不过这里指的并不是校规那样的的手册,而是更广泛的,而且可以让师生一起编写的手册。学校,无论是小学、中学还是大学,都像是一个迷你的社会和企业。学校本身也有许多的团体,如班级、学会、课外活动、学长团、学生代表等等,而每个团体都有着自己的工作和责任,就像公司里的部门一样。如果有着一本手册可以把经验传承下去,那会让学校这个组织更好的发展下去。

举个例子,在大学里的音乐学会常常会举办各种与音乐有关的活动,如才艺表演秀等。我有看过一些新的主席因为青黄不接和没有经验,为了筹备活动而苦苦挣扎。如果这些举办活动的流程、经验和技巧都被记录下来以供参考,那新一任的团队就节省时间,然后把时间花在把活动办的比以前更精彩。此时手册就成了学会一个重要的资产。

各种团队

写到这里大家应该意识到了,只要是一群人聚在一起进行一些工作,而这个团队将会长期存在和人来人往,就值得去制作手册了。这里说的各种团队可以包括像我现在的创业团队,或是一个一起做直销的团队,或是一群一起研究股票的朋友等等。一份好的手册就是一个团队的资产。


以上就是阿尧阅读《无印良品。成功90%靠制度》这本书的一些想法和记录,谢谢收看。不过这些只是这本书粗糙的概述,回顾之后也觉得自己写的不是很好,所以还是希望大家可以从这本书本身了解更多。个人认为这本书适合对管理有兴趣的朋友,无论是创业还是在企业里往上爬,当然当作故事来读也不错。读了不妨来这里交流。=)


本篇为Project #101计划的 #16
不小心忘记了,没能在期限内完成本文,在这里向自己和读者们抱歉。。
下一篇#17的期限:18/4/2015
图片来自城邦读书花园

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